不動産屋を開業して間もないうちや、仕事を始めたばかりのときは、まず初めに仕事内容を理解して出来るようにする必要があるでしょう。
不動産業では、やるべき仕事が多岐にわたります。
物件の売り主である大家さんへは、物件を査定して売買価格や賃貸料金の提案・チラシやインターネットといったチャンネルによる宣伝・決裁等での対応などがあります。
物件の買主・借主となるお客様へは、個人情報や希望条件の管理・契約書等の書類作成・物件の現地案内やその準備として日程調整などがあります。
当然、これらの作業に加えて、お客様への物件の詳細情報を説明や内見のような営業活動、物件を知ってもらうためにチラシや看板で情報発信など広報活動もしなければなりません。
このように、様々な仕事を抱える状況で、業務を効率化するためのツールを用いることが大切になります。
とはいえ、不動産業務ソフトの中には導入するだけで初期費用が数十万円、さらに毎月数万円かかるものもあり高額であるため、簡単には手を出しにくいかもしれません。
そこで、今回は不動産関係の業務で、お手軽に無料で利用できるソフトを紹介していきます。
※それぞれのソフトの画像は利用イメージです。
書類作成ソフト
1.Excelで精算書(居住用)
http://hp.vector.co.jp/authors/VA052695/#!
ソフト公開サイト：VECTOR
Excelの関数テンプレートにより、不動産賃貸の契約における精算書を作成するソフトです。
Excel VBAで作成されているため、Microsoft officeのExcelのインストールおよびアドイン「分析ツール」を有効にする必要があります。
物件情報や契約日、諸料金などを記入することで、別のタブにある「精算書(家主用)」「精算書(お客様用)」へ自動で入力されていきます。
家賃・駐車場料金・共益費などの日割りでの料金も計算されるため、入居日によって日割りで料金を算出する場合でも手間が省けます。
各精算書には自社情報を記入する欄もあり、それらを埋めることで一通りの作成業務が完了し、修正事項があれば直接編集しましょう。
あとは印刷するだけで精算書として業務で使うことができるようになります。
会社名・電話番号・振り込み情報などは、一度作ったものを雛形(形式の基本となるモデル)として利用することでさらに簡略化することができます。
2.Excelで契約書(居住用)
http://hp.vector.co.jp/authors/VA052695/#!
ソフト公開サイト：VECTOR
「Excelで精算書」と同様に、Excel VBAで作成された不動産賃貸契約書のテンプレートです。
基本的には、居住用・2年更新のみとなっています。
賃貸契約書の表紙・賃貸契約書・紛争防止条例に基づく説明書・敷金預り証・重要事項説明書などが搭載されています。
「賃貸契約書」に物件情報や家賃の振込先など必要なものを入力することで、その他のファイルに自動で情報が入力され、簡単に複雑な書類を作成・印刷することができます。
セルの数が多く細かいものになっているので、注意書きを見ながらどこを入力すべきか記入漏れやミスがないように気をつけましょう。
賃貸の仲介では、契約時に様々な書類を作成する必要があるため、フォーマットなしで一から全てのものを作成するのは非常に大変です。
不動産仲介に関わる仕事をされている方には、この種のソフトの導入は必須といっても良いでしょう。
3.EXCEL不動産の使用料等の支払調書
http://www.vector.co.jp/vpack/browse/person/an036311.html
ソフト公開サイト：VECTOR
毎年行う不動産の支払調書作成のためにExcelで作成されたフォームです。
A4用紙に4枚まで記入することができます。
税務署に提出する場合は切り取りましょう。
特別な機能があるわけではありませんが、シートを増やせばすぐに利用できるので、ダウンロードしておいて損はないと思います。
しかし、2016年1月からマイナンバーが導入されたため、2016年度以降の支払調書にも個人番号や法人番号の記入が必要となることに注意しましょう。
形態によっては多少編集しなければならないかもしれません。
4.従業者台帳
提供会社：有限会社サーマル
宅建業者の証明書や従業者台帳を簡単に印刷・整理することができます。
フォーマットに従業者の基本情報を打ち込み写真を挿入することで、証明書の内容が埋まり、A4などのサイズを指定し、印刷します。
印刷した紙は適当な大きさに切り分けた後、社員を押印して、ラミネーターなどを用いてカードとすることで完成します。
他にも、メールアドレスの部分からワンクリックで従業員へメールを送信できるようになるので、連絡も便利になるでしょう。
物件・顧客等管理ソフト
5.クレスト マンション管理システム
http://www.crest-cs.co.jp/shtml/dl_contents/mms/mms_top.shtml
提供企業：株式会社クレスト
複数の物件の入居者・入金状況などを一括して管理するためのソフトです。
入居者に関する情報だけでなく保証人連絡先や毎月の入金、更新情報を管理することができます。
毎月の入金状況の入力を続けることで、貸室台帳の作成・印刷を行うことも可能です。
また、LAN上の共有フォルダに入れることで、複数のマシンからプログラムとデータを共有しながら運用することが可能です。
その場合、同時に編集作業が出来るのは1人だけとなります。
不動産仲介・売買のみの場合は利用する機会が少ないかもしれませんが、不動産管理で情報をまとめ・住民と関わる方や、サブリース業務で買い上げた物件を自身で販売される方には便利なものであると考えられます。
マンション管理システムであるため、直接物件を貸し出す大家さんならば、このような種類のソフトを利用することで効率的に膨大な情報を管理できるようになります。
6.Inage式顧客管理システム
http://members.jcom.home.ne.jp/t.quantz/soft.files/kokyakusys/kokyakusys.htm
提供サイト：エクセル工房Ingage
顧客の履歴を管理するためのソフトであり、顧客の情報登録・一覧表レポート作成・メール一括送信など、様々な機能が備わっています。
例えば、顧客の情報では顔写真の画像取り込み、顧客一覧表では検索・抽出・並び替えが可能です。
金銭面に関しても、当期の売り上げと入金を顧客番号・日にちなどから管理することが出来ます。
その他に、①商品名(物件も可)のコード管理や②宣伝媒体・顧客アクセス媒体ごとのグループ分け、③顧客のタイプ別提案など、商品自体の内容やマーケティング・集客についての機能も充実しています。
こちらのソフトは不動産専用でなく、小売店・宿泊施設・飲食店などでも利用可能な形になっているため、不動産業の場合は、物件名や顧客種別のプランを自社で用いてるものに当てはめるとよいでしょう。
ご利用の際は、必須ではないですが、Microsoft Accessをインストールしておくことで操作が行いやすくなります。
7.Access会費徴収管理システム
http://members.jcom.home.ne.jp/t.quantz/soft.files/kaihityousyuu/kaihityousyuu.htm
提供サイト：Excel工房Ingage
労働組合、学会、後援会など会員情報及び会費徴収状況を記録するための帳票となる会計ソフトです。
会員の基本情報だけでなく、会費の納入履歴などの属性を記録することができます。
こちらも直接不動産業に関係があるというわけではないのですが、仲介をしている大家さんなどとの関係や、従業員の管理に利用できるでしょう。
不動産仲介業は直接店頭で関わるお客様だけでなく、物件を所有している大家さんなどとも長い付き合いとなり、お金の流れや不動産屋が必要とするデータはそれぞれ異なります。
そのため、時々店舗に来て物件を契約するお客様には、先ほど取り上げた「Ingage式顧客管理システム」で、大家さん等は、「Access会費徴収管理システム」のような使い分けをしてみるのも良いかもしれません。
まとめ
今回は不動産関係の無料ソフトウェアについて取り上げてきましたが、いかがでしたでしょうか。
これらのツールを使ってみることで、手軽に管理ソフトを始められ、効果も実感できると思います。
これらのソフトでは物足りない、もっと大規模な数のデータ処理や集客方法の推進が必要だと感じる方は、以前ご紹介した賃貸・売買の管理ソフトを利用してみてはいかがでしょうか。
それらのソフトは有料となりますが、導入することでより効率的に情報を処理し、業務を円滑に進められるようになるでしょう。
会社の業績向上を考える際にも、このように設備面を強化することで個人の業務を効率化することや、宣伝効果を高めて集客を増加させることも忘れてはなりません。
この機会に、最終的な目標である仲介手数料による売上増加および利益の増加に向けて、どの部分に時間やお金を投資すべきか、改めて考えてみてはいかがでしょうか？
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